Gestionnaire Administratif Marchés Publics et Assurances - Mairie de Maubeuge H/F - Communes

Sous l'autorité du Responsable du service achats, commande publique et assurances, vous serez chargé(e) d'assurer le suivi administratif de l'exécution des marchés publics, le secrétariat des instances liées à la commande publique et la gestion des assurances

1) Suivi administratif de l'exécution des marchés publics:
- Assurer la validation administrative des documents d'exécution en lien avec les services concernés
- Vérifier la conformité des documents d'exécution : Ordre de services, les EXE, DGD etc...
- Assurer la complétude des pièces justificatives nécessaires à la validation des factures, du service fait et cela en lien avec les pièces contractuelles du marché
- Contribuer au suivi administratif de l'exécution des contrats en lien avec l'acheteur public
- Assurer le lien avec la direction des finances pour le traitement administratif des dossiers marchés
- Gérer administrativement les demandes de sous-traitance et de modifications en lien avec les juristes du service
- Renseigner les tableaux de suivi de cette activité
- Suivre les reconductions de marchés
- Assurer l'archivage des marchés sur les différents serveurs
- Rédiger les courriers et notifications des actes
2) Secrétariat des instances liées à la commande publique : CAO, CCSPL, CDSPL,
- Rédiger, mettre en signature et transmettre les convocations aux élus
- Assurer l'obtention du quorum selon le planning et en lien avec le secrétariat des élus
- Assurer le suivi administratif des décisions prises en lien avec les marchés
3) Gestion des assurances
- Assurer le suivi des contrats d'assurance de la collectivité
- Instruire les déclarations de sinistres
- Assurer les relations avec les assureurs
- Suivre les procédures d'indemnisation
- Participer à la préparation des renouvellements des contrats d'assurance
- Mettre en place de procédures de gestion des sujets en lien avec les assurances
4) Missions annexes
- Tenir à jour le tableau/dossier des arrêtés du service
- Contribuer à l'amélioration des procédures internes du service
Conditions d'exercice :
- Travail en bureau
- Disponibilité lors des pics d'activité (budgets, renouvellements de marchés)
- Travail en transversalité permanente avec les services opérationnels, la maitrise d'oeuvre et les entreprises titulaires
- Discrétion professionnelle

Qualifications requises :
- Bac +2 dans les domaines : achats, gestion et assistance marchés publics, droit de la commande publique / Droit des assurances
- Expérience confirmée en gestion administrative des marchés publics et des assurances publiques
Savoirs :
- Réglementation de la commande publique
- Règles d'exécution des marchés publics
- Circuits et procédures administratives
- Bonne connaissance du droit des assurances publiques
- Assurances de dommages et de personnes
- Typologie des sinistres
- Vocabulaire professionnel du service
- Règles de l'expression écrite et orale de qualité
- Maîtrise des outils bureautiques
Savoirs-faire :
- Etre organisé et faire preuve de rigueur dans la gestion des dossiers
- Avoir une capacité à coordonner
- Faire preuve d'analyse et de réflexion
- Assurer le suivi administratif des procédures
- Etre en capacité de travailler en équipe et en transversalité avec les services
Savoir être :
- Aisance relationnelle indispensable avec l'ensemble des partenaires du service (services de la collectivité, fournisseurs...etc)
- Sens du service public
- Esprit d'initiative
- Réactivité

• Traitement du courrier