T124 - Secrétaire de Centre - Centre de Secours Principal d'Hirson - Sdis de Aisne H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du service.

Accueil physique et téléphonique du public
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Recevoir et orienter les demandes
- Rédiger des notes synthétiques
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Diffuser des informations
- Photocopier et assembler des documents
- Préparer les dossiers pour les instances
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Synthétiser et présenter des informations
- Trier, classer et archiver des documents

Planification et suivi
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels...)
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Utiliser des logiciels et des progiciels

Soutien au Groupement Territorial
- Suppléer les secrétaires du groupement en cas de besoin
- Travail ponctuel à la demande du Chef de Groupement Territorial

Traitement des dossiers et saisie de documents
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Rédiger des documents administratifs
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Vérifier la validité des informations traitées

Expérience de secrétaire souhaitée
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Connaissances en orthographe, grammaire...
Savoir s'adapter, anticiper, faire preuve de réactivité
Connaissances en bureautique (Word, Excel, Outlook...)

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier