Assistante de Direction - Mairie de Hautmont H/F - Communes

Au sein de la direction générale et du cabinet, vous êtes chargé(e) d'apporter une assistance solide et permanente à la DGS, au DGA, ainsi qu'au Maire, en matière d'organisation, et à ce titre, vous assurez notamment :
- Un accompagnement dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels,
- Un accueil et une information de leurs interlocuteurs,
- Un premier niveau de réponse et contribuez à la bonne circulation de l'information,
- Le suivi des projets et activités de la direction, avec la possibilité de suivre certains dossiers en autonomie.

Mission 1 : Gestion des plannings et des rendez-vous
- Organise l'agenda du DGS, du DGA et du Maire, ainsi que la prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Organise leurs déplacements
- Assure la gestion de leurs mails
- Assure la logistique des réunions, des séminaires, conférences téléphoniques, visioconférence ou encore conseils municipaux (réservation de dates, de salles, convocations, prestations ....)

Mission 2 : Secrétariat
- Assure en amont des rendez-vous la préparation et le suivi des dossiers du DGS et DGA
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige des courriers et notes
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas, etc....
- Assure le suivi des comptes-rendus
- Rédige les délibérations de la Direction Générale dans le cadre des conseils municipaux
- Effectue un premier contrôle des courriers transmis à la Direction générale ou le Maire par les services
- Assure la circulation efficiente des parapheurs, courriers, notes, dans les meilleurs délais
- Organisation et mise à jour des dossiers, tient à jour le classement de la DGS et du DGA (électroniquement et en papier) et assure l'archivage

Mission 3 : Accueil et communication
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la Direction générale, le Cabinet et l'ensemble des services
- Prépare et assure le suivi des tableaux de bord et assure un reporting efficace

SAVOIR :
- Techniques de rédaction des actes administratifs
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet...
- Connaissance du logiciel de courrier DOTELEC appréciée
- Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et des services de l'Etat
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités

SAVOIR-FAIRE :
- Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication orales et écrites
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
- Assurer une bonne transmission de l'information
- Savoir respecter les procédures
- Savoir prendre des notes, rédiger, et faire preuve d'une capacité de synthèse pour tout type de documents (compte-rendus, PV, ...)
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs

SAVOIR -ETRE :
- Implication dans le travail
- Qualité du travail
- Assiduité
- Disponibilité
- Rigueur / Organisation / fiabilité
- Initiative / capacité à anticiper
- Autonomie
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Actualiser ses connaissances
- Réactivité
- Sens du travail en équipe
- Relations avec la hiérarchie
- Respect des valeurs du service public
- Autonomie
- Disposer d'une aisance relationnelle

Expérience : Obligatoire sur poste similaire, assistant de cadre de direction, niveau d'expérience souhaité de 3 à 5 ans minimum

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité à synthétiser
• Reporting
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Conception de diaporamas