Alternant Assistant de Site H/F - GEPSA

Qui sommes nous ? Leader du facility management en sites sensibles, notre ambition est de permettre à nos clients de se concentrer sur leur coeur de métiers en nous confiant le pilotage de leurs prestations multiservices et multitechniques. Nos valeurs ? Responsabilité, Engagement, Agilité , Audace et humanisme Pourquoi choisir GEPSA et GEPSA Institut?
GEPSA répond aux appels d'offres lancés par le Ministère de la Justice, Ministère de l'Intérieur et autres Administration Publiques GEPSA participe au fonctionnement d'établissements publics dans le cadre de marchés multi-techniques et multiservices. Experts en facility management, nous proposons à nos clients des prestations de services à l'immeuble (maintenance, nettoyage...), services à la personne (restauration, hôtellerie, cantine) et services à l'insertion (Ateliers de production, orientation et formation professionnelle). Chiffres clés : CA 200 M€ / 900 salariés / 74 établissements répartis sur toute la FranceVos Missions seront les suivantes :Gestion administrative du site et des services : Être en charge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous, frappe et présentation de document)Rédiger les comptes rendusJouer le rôle d'interface entre le siège et le siteEtablir des reportings mensuels (RMA), annuels (RAA) et des supports de présentation (Revue Annuelle par exemple) nécessaires auprès de l'Administration ainsi que le suivi de l'historique des interventionsEtablir et suivre les commandes dans le respect du budgetSuivre la facturation et les relances fournisseursEtablir des factures pour l'AP et les déposer sur Chorus. Suivre le paiement des factures.Demande d'accèsSuivi des Ressources Humaines : Être le/la Référent(e) RH sur le site (transmission des éléments variables de paie, suivi du parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des formalités administratives pour les nouveaux collaborateurs, gestion des process de recrutement)Assurer la mise en oeuvre du plan de formation pour les salariés du siteParticiper au recrutement des intérimaires et au suivi des candidaturesReporting des données intérim sur Sharepoint et suivi de la facturationJouer le rôle d'interface entre les servicesSuivi de la maintenance :Enregistrer les demandes d'intervention dans l'interface client et assurer leur communication pour répondre aux demandes du client selon les délais contractuelsAvoir la charge du suivi de toutes les opérations de maintenance, suivi des contrôles et de l'historique des interventionsEtablir des reportings mensuels nécessaires auprès de l'AdministrationGérer des commandes d'achats et la facturation Assister le Responsable MaintenanceRédiger des comptes rendus d'intervention, des rapports de suivi ou des documents administratifs relatifs aux maintenances réalisées.

Prérequis : Casier judiciaire viergeMaîtrise des outils informatiques (Pack Office)Qualités rédactionnellesSavoir-être :PolyvalenceOrganisation, rigueur, et réactivitéBienveillanceDiscrétionAisance relationnelleOrganisation du Travail Centre Pénitentiaire de MaubeugeDu Lundi au Vendredi de 08h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00Repos le week-endRémunérations et Avantages : Contrat: Alternant35 heures hebdomadaireTicket Restaurant : 10€ dont 60% Part employeur / 40% Part SalariéPrime de participation et d'intéressement (en fonction du résultat de l'entreprise)Mutuelle de groupe familialeAvantages CSE (à partir de 6 mois d'ancienneté)Perspectives d'évolutionVous souhaitez nous rejoindre ?Voici le process de recrutement :Premier point à distance (téléphonique / teams)Entretien avec le manager de siteVisite du siteGEPSA oeuvre pour l'inclusion des personnes en situation d'handicap.Au-delà de vos expériences, c'est votre sens de l'engagement et du service qui feront la différence. Compétences : Outils Informatiques

• Recrutement
• Sens du relationnel
• Reporting
• SharePoint
• Compte-rendu
• Pack Office
• Suivi des candidatures
• Gestion des rendez-vous
• Facturation
• Traitement du courrier
• Paie
• Réactivité
• Capacité d’adaptation