Alternant Assistant de Site H/F - GEPSA

Qui sommes nous ?

Leader du facility management en sites sensibles, notre ambition est de permettre à nos clients de se concentrer sur leur coeur de métiers en nous confiant le pilotage de leurs prestations multiservices et multitechniques.

Nos valeurs ?

Responsabilité, Engagement, Agilité , Audace et humanisme

Pourquoi choisir GEPSA et GEPSA Institut?
GEPSA répond aux appels d'offres lancés par le Ministère de la Justice, Ministère de l'Intérieur et autres Administration Publiques GEPSA participe au fonctionnement d'établissements publics dans le cadre de marchés multi-techniques et multiservices. Experts en facility management, nous proposons à nos clients des prestations de services à l'immeuble (maintenance, nettoyage...), services à la personne (restauration, hôtellerie, cantine) et services à l'insertion (Ateliers de production, orientation et formation professionnelle).

Chiffres clés : CA 200 M€ / 900 salariés / 74 établissements répartis sur toute la France

Vos Missions seront les suivantes :

Gestion administrative du site et des services :

- Être en charge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous, frappe et présentation de document)
- Rédiger les comptes rendus
- Jouer le rôle d'interface entre le siège et le site
- Etablir des reportings mensuels (RMA), annuels (RAA) et des supports de présentation (Revue Annuelle par exemple) nécessaires auprès de l'Administration ainsi que le suivi de l'historique des interventions
- Etablir et suivre les commandes dans le respect du budget
- Suivre la facturation et les relances fournisseurs
- Etablir des factures pour l'AP et les déposer sur Chorus. Suivre le paiement des factures.
- Demande d'accès

Suivi des Ressources Humaines :

- Être le/la Référent(e) RH sur le site (transmission des éléments variables de paie, suivi du parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des formalités administratives pour les nouveaux collaborateurs, gestion des process de recrutement)
- Assurer la mise en oeuvre du plan de formation pour les salariés du site
- Participer au recrutement des intérimaires et au suivi des candidatures
- Reporting des données intérim sur Sharepoint et suivi de la facturation
- Jouer le rôle d'interface entre les services

Suivi de la maintenance :
- Enregistrer les demandes d'intervention dans l'interface client et assurer leur communication pour répondre aux demandes du client selon les délais contractuels
- Avoir la charge du suivi de toutes les opérations de maintenance, suivi des contrôles et de l'historique des interventions
- Etablir des reportings mensuels nécessaires auprès de l'Administration
- Gérer des commandes d'achats et la facturation
- Assister le Responsable Maintenance
- Rédiger des comptes rendus d'intervention, des rapports de suivi ou des documents administratifs relatifs aux maintenances réalisées.

Prérequis :

- Casier judiciaire vierge
- Maîtrise des outils informatiques (Pack Office)
- Qualités rédactionnelles

Savoir-être :

- Polyvalence
- Organisation, rigueur, et réactivité
- Bienveillance
- Discrétion
- Aisance relationnelle

Organisation du Travail

- Centre Pénitentiaire de Maubeuge
- Du Lundi au Vendredi de 08h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00
- Repos le week-end

Rémunérations et Avantages :

- Contrat: Alternant
- 35 heures hebdomadaire
- Ticket Restaurant : 10€ dont 60% Part employeur / 40% Part Salarié
- Prime de participation et d'intéressement (en fonction du résultat de l'entreprise)
- Mutuelle de groupe familiale
- Avantages CSE (à partir de 6 mois d'ancienneté)
- Perspectives d'évolution

Vous souhaitez nous rejoindre ?

Voici le process de recrutement :

- Premier point à distance (téléphonique / teams)
- Entretien avec le manager de site
- Visite du site

GEPSA oeuvre pour l'inclusion des personnes en situation d'handicap.

Au-delà de vos expériences, c'est votre sens de l'engagement et du service qui feront la différence.
Compétences : Outils Informatiques

• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier